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Lista de Tarefas: o que é e como usá-la com eficácia.

Autor: Sebastião Fabiano Pinto Marques

Lista de tarefas

Lista de tarefas: seu objetivo é tornar a vida mais fácil.

Uma lista de tarefas contém a descrição de atividades que nos comprometemos a fazer por algum motivo: trabalho, escola, lazer ou outros. De fato, não importa o motivador , desde que decidamos fazê-la, a tarefa se torna algo relevante que precisa ser gerenciada e feita.

O primeiro passo para se fazer uma lista de tarefas eficiente é decidir o que precisa ser feito. Não pode ser algo vago ou condicionado a realização de outra ação. A tarefa deve ser independente. Para isso ela deve ser passível de realização imediata, desde que você esteja no contexto apropriado para executá-la.

Uma tarefa do tipo “pintar a mancha na parede da sala” pode ser ou não uma boa descrição para sua tarefa.  Se a tarefa não depende de outra ação, ela é uma boa descrição. Mas se ela depende de outra ação, a sua descrição é falha. De fato, ela é uma armadilha.

Causa e efeito

Causa efeito: como tudo na vida o efeito é resultado de uma causa. Se quer alcançar um objetivo, dê um passo de cada vez. Enfim: execute a tarefa que não depende de outra. Lembre-se do dominó. Para que as peças formem belas imagens ao cair, é preciso que caiam uma depois da outra, em ordem.

Não devemos escrever numa lista de tarefas qualquer atividade que dependa da realização de outra, pois isso gerará complexidade ao executar. E, consequentemente, seu inconsciente resistirá a cumpri-la para evitar a “complicação”. Por causa disso, tais tarefas complexas são grandes inimigas de nossa produtividade. Aqui como em tudo mais na vida vale o ditado de Alexandre, o grande: “é preciso dividir para conquistar”.

Nesse caso, é preciso revisar cada uma de suas tarefas e perguntar a si mesmo: “se eu estiver no contexto apropriado, eu posso executar isso imediatamente?”. Se sim, sua descrição da tarefa está boa. Se não, você deve se perguntar “por quê?”. Provavelmente descobrirá que precisa executar outra tarefa antes da outra que havia listado. Nesse caso, apague a tarefa imprecisa de sua lista e escreva só as que podem ser imediatamente executadas.

Outro erro é deixar na lista de tarefas ações que podem ser imediatamente executadas, mas que você ainda não decidiu fazê-las de vez. Essas são as tarefas que por algum motivo você ainda está vacilante para executar. Por exemplo: “Comprar impressora Laser Samsung modelo ML 2010 na loja X”. É uma tarefa bem descrita. Você sabe exatamente o que precisa ser comprado, você já pesquisou o preço e por isso sabe que a loja X é a melhor opção. Dessa maneira, em tese, desde que você esteja no contexto correto, bastaria apenas comprar a impressora.  No entanto, você está vacilante porque tem medo que a compra gere desequilíbrio no seu orçamento. Nesse caso, a ação não deveria estar na sua lista de tarefas, pois você ainda não se decidiu de vez se irá ou não executar aquela ação. O melhor a fazer é tirar essa ação da sua lista de tarefas e transferi-la para a lista de “Algum dia/talvez” para que ela fique lá de molho até que você decida fazê-la ou descarta-la de vez.

Decisão

Decida: só coloque na lista de tarefas o que você irá fazer. Ainda está em dúvida? Tire a tarefa de lá.

Quando deixamos afazeres complexos na lista de tarefas ou os que ainda não nos decidimos se vamos mesmo fazer; criamos grande estresse durante a consulta à lista. Por causa disso, com o tempo, criamos a má tendência de evitar olhar para lista para “fugir” da complicação. E o que deveria facilitar a nossa vida, torna-se mais outra fonte de problemas e decepção.

Para que uma lista de tarefas funcione sem dor de cabeça, basta colocar nela apenas tarefas que podem ser imediatamente executadas desde que você esteja no contexto correto.

O que é um contexto?

O contexto é uma situação favorável à realização da tarefa que precisa ser feita. Por exemplo: se você precisa enviar um e-mail, uma situação favorável à realização dessa atividade é estar diante de um computador com acesso à internet. Se você quer comprar uma pilha, uma situação favorável é estar andando na rua. Se você quer perguntar a seu filho se ele se lembrou de fazer o dever de casa, será mais fácil se você estiver em casa.

Dessa maneira, para sabermos se a descrição de nossa tarefa está adequada; temos sempre que perguntar: “se eu estiver no contexto apropriado, posso executar imediatamente essa tarefa?”

Contexto

Facilite a execução: organize a sua tarefa por contexto. Se está no templo, reze. Se está na praia, nade. Faça o que é possível fazer conforme a situação.

Se sim, escreva-a, é uma boa tarefa. Se não, jamais a coloque na lista. Destrinche-a. Procure descobrir o “por que” ela não pode ser realizada agora. Enfim: qual é a dependência ou dependências que precisam ser satisfeitas para que ela possa ser realizada. E sempre escreva o que pode ser imediatamente executado, caso você esteja no contexto certo.

Fazendo isso, você perceberá que a frequência com a qual você escreve e apaga itens em sua lista irá aumentar muito, na mesma proporção que diminuirá os itens que resistem a serem executados.

No caso de nossa pintura hipotética, uma resposta possível à pergunta “o que falta para que eu possa pintar a parede da sala” é: “falta a tinta branca e o pincel médio”! Nesse caso devemos colocar a tarefa “comprar tinta branca e pincel médio” na lista e só depois que ela for executada, é que devemos colocar a nova tarefa “pintar a mancha da parede na sala”. Fazendo isso, você perceberá que as coisas fluirão com muito menos esforço. Você se sentirá gratificado ao perceber que suas listas funcionam e as coisas acontecem.

Dê a César o que é de César e à lista de tarefas o que é dela.

Outro tipo de tarefa que jamais deve estar numa lista é a que tem dia e hora marcada para ser realizada sob pena de não o poder mais ou de criar desgaste excessivo. Nesse caso, ela deve estar numa agenda e não numa lista de tarefas. Caso contrário, você corre o risco de perder a tarefa irremediavelmente. Nas listas de tarefas devemos colocar apenas o que faremos assim que estivermos diante do contexto apropriado e dispusermos de tempo e energia para executar. Por isso, se uma tarefa com data e hora marcada estiver na lista de tarefas, há o risco de você perdê-la e isso não é bom.

Tome uma atitude

Para que sua lista de tarefas funcione, coloque nelas apenas ações realizáveis no mundo físico.

Também se deve banir da lista de tarefas as descrições vagas que ainda precisam ser esclarecidas. Por exemplo: “descobrir solução para o impasse com o José”. Algo assim jamais deve estar numa lista de tarefas. Só devemos colocar numa lista de tarefas o que pode ser realizado imediatamente. Descobrir “solução para o impasse com o José” exige pensar muito e não pode ser realizado imediatamente. Isso está mais para um desejo do que para uma ação a ser realizada.

A diferença de uma ação para um desejo é que a ação sempre está no mundo físico. Ela causa alguma transformação na realidade. Algo aqui fora muda. Algo acontece. Já o desejo é puramente mental. Está no reino dos pensamentos. Eu não posso “executar” um pensamento. Não há o que fazer sobre isso a não ser pensar!

Quando lidamos com tarefas imprecisas e vagas, devemos transformá-las em algo que pode ser realizado no mundo exterior. Algo que se for feito levará a realização do desejo. Por exemplo, no caso da “solução para o impasse com o José”, um primeiro passo poderia ser “Ligar para Marina e descobrir o porquê José ficou tão irritado na reunião”.  Observe que agora estamos saindo do reino dos pensamentos e entrando no mundo físico. Essa tarefa exige pegar um telefone, ligar, conversar, fazer perguntas e tomar notas da situação. Ela provoca mudança no mundo físico, no mundo exterior a nossa mente. E, por isso, ela pode ser executada.

Pare de se sabotar

Autosabotagem

Quer que as coisas funcionem? Para de se autosabotar.

Tarefas que “nunca saem” da lista porque nunca são feitas são grande causa de desmotivação, estresse e redução da autoestima. Elas nos fazem perder tempo, criatividade e vida com sentimentos negativos que só nos sabotam.

Se você prestar atenção nessas tarefas que resistem, observará que elas são exatamente as que você ainda não decidiu fazê-las, ou as que dependem de outras para serem executadas ou as que são muitos vagas para que se possa fazer algo a respeito.  Por isso é sumamente importante que você não deixe esses vilões na sua lista de tarefas, caso contrário, todos seus ótimos planos irão por água abaixo.

Em resumo: numa lista de tarefas só devem constar as tarefas que atendam três condições fundamentais:

1) possam ser executadas imediatamente se você estiver no contexto certo. Você já decidiu fazê-la e quer fazê-la.  Além disso, a tarefa não pode depender da realização de outra. Deve ser só ela e mais nada de modo que basta apenas executar.

2) não tenham data nem hora certa para serem feitas. Caso contrário, deverão ser anotadas na agenda;

3) provoquem mudança no mundo físico. Pois se não provocar, você terá que pensar melhor sobre ela e definir o que precisará ser feito para alcançar o resultado desejado.

Uma lista ou várias listas?

Definido o que seja uma tarefa apropriada para estar numa lista, chegou a hora de colocá-las na lista.

Lista de tarefas eletrônica

A lista de tarefas eletrônica além de não ser tão prática como a de papel, ainda favorece o erro de usar a agenda como "lista de tarefas".

Para tal há vários métodos. Há os que preferem digitar isso num computador, num palm, num smartphone ou escrever num caderno para depois fazer consultas periódicas a fim de verificar se as tarefas “estão sendo feitas”. Considero esse método amador, pois ele gera a sensação de que sempre estamos deixando “algo para trás” ou que está ficando alguma coisa “perdida” sem fazer no meio da lista complexa. Sem contar que ele demanda muita energia para verificar toda lista de tarefas. Para colocar o GTD em prática, recomendo usar o papel e a caneta por serem mais práticos e baratos, apesar da velha polêmica do papel e caneta X aparelhos eletrônicos.

Prioridade

Prioridade é saber o que deve ser feito primeiro em cada contexto.

Há pessoas que preferem listar as atividades por “ordem de prioridade” numa lista única com todas as tarefas que precisam ser realizadas. Além do método não ser produtivo, é desestimulante e consome muito tempo! Exatamente o que não temos para desperdiçar.

O trabalho de colocar as tarefas em “ordem de prioridade” exige tempo para “rearranjar” a lista e tempo para pensar o que deve ou não ser “realizado primeiro”. Ademais o que deve ser realizado “primeiro” é muito relativo. Varia conforme a altura, a temperatura e a pressão. Enfim: conforme as condições do momento. Você pode passar o dia inteiro colocando sua lista na ordem “perfeita” de prioridades. Basta apenas um telefonema, um resfriado, um e-mail  “urgente” e até mesmo o cansaço para sabotar toda a sua ordem de “prioridades” e provocar em você o terrível sentimento de decepção, baixa autoestima, enfim: estresse.

Se você foi inteligente e colocou na sua lista de tarefas só o que pode ser realizado imediatamente independente de outras ações, essa “ordem de prioridade” não faz nenhuma diferença para você. Faça o teste. Qualquer coisa que estiver ali poderá ser executada, desde que você tenha tempo, disposição e esteja no contexto apropriado.

Geralmente o que vejo em tais “listas de prioridades” são as pessoas listando “dependências”, enfim: escrevendo coisas que não deveriam estar na lista de tarefas por não atender o primeiro dos três critérios fundamentais: poder ser realizado imediatamente independente de outra ação, desde que esteja no contexto certo. Outro erro comum é listar como “prioridade” algo que deveria estar numa agenda por ter dia e hora certos para execução.

Ora. Tudo isso é fruto de uma compreensão incorreta do que deve estar numa lista de tarefas. Se você já entendeu que uma boa tarefa deve atender os três critérios fundamentais já mencionados, então, definir prioridades não faz nenhuma diferença. É pura perda de tempo. E, por isso, não faz sentido.

faça o que deve ser feito

Está no chuveiro? Tome um bom banho. Faça o que deve ser feito conforme o contexto. Mais simples, impossível.

Mas, então, devo fazer tudo na lista de “uma vez”? Claro que não. Você lerá a lista pertinente ao contexto que você se encontra. E de acordo com sua disponibilidade de tempo, objetivos e disposição você escolherá fazer a tarefa que considera mais importante. É nesse momento que você exercerá o seu talento de administrador e decidirá o que deve ser feito primeiro para alcançar os objetivos. Só você pode fazer isso e não há como ensinar.

Uma lista única de tarefas geralmente fica muito complexa e demanda tempo considerável para vê-la quando você precisa dela para se lembrar de algo para executar. Por causa disso, recomendo evitar as listas únicas. A lista de tarefas deve ser como um GPS: tem que ser fácil de consultar sem perder o rumo na estrada. Caso contrário, o carro irá bater!

Eu divido todas as minhas tarefas em contextos que favorecem a execução delas. Por exemplo: Casa, Computador, Justiça Federal, Rua. As tarefas que são mais fáceis de realizar nesses contextos eu as agrupo neles. Assim, quando estou na rua, basta olhar a lista e executar. Quando estou na frente do computador, basta olhar a lista e executar. Nunca eu preciso pensar sobre o “que deve ser feito”, já está decidido, está claro. Basta apenas fazer. Simples.

A única pergunta cabível é se eu tenho tempo e disposição para realizar aquela tarefa agora. Se sim, eu a realizo, se não, realizo outra. Há tarefas que podem ser realizadas em 15 minutos e outras em 3 horas. Qual será realizada? Depende de você. Você deve analisar qual tarefa há tempo para ser realizada, se você tem disposição para realizá-la e se ela atende melhor os objetivos que você busca. Esse é o momento de estabelecer as prioridades. Não precisa escrever, nem perder tempo com isso. E o melhor:  você estará decidindo sempre conforme o contexto. Dessa maneira, os telefones “urgentes”, os e-mails bomba e outras pedras no caminho não terão força para “sacanear” seu dia. Você estará sempre no controle da situação e saberá o que fazer em cada momento por melhor ou pior que ele pareça ser.

A vantagem de ter suas tarefas organizadas em listas que são agrupadas por contexto é que você não precisa ler todas as tarefas a serem feitas para decidir o que fazer primeiro. Basta olhar apenas as tarefas que são possíveis de fazer no contexto. Pronto. Isso poupa tempo! Além de trazer grande conforto psicológico, pois sabemos com clareza que as tarefas daquele contexto estão ali. Ou seja: tudo que pode ser feito, estamos fazendo. Tudo está sob controle! Já os outros assuntos, paciência. Quando pudermos, faremos imediatamente.

Simplifique as coisas

Se você optar por dividir sua lista de tarefas por contexto, use destaques. Recomendo usar marcador de página adesivo colorido. Ele é de plástico resistente, não amassa e ainda dá para escrever com caneta marca CD o nome do contexto. Se possível, procure agrupar os contextos por ordem alfabética. Se ficar mais fácil, faça desenhos para identificar o contexto com mais rapidez. Aqui vale a criatividade.

Simplifique

Simplifique: use a inteligência a seu favor.

Eu sempre faço anotações na minha lista de tarefas a lápis/lapiseira. Assim, posso desmanchar os itens concluídos periodicamente e reaproveitar as páginas das listas. Apesar do desmancho exigir um pouco de trabalho, para mim é útil, pois me incentiva revisar periodicamente as listas e elas ficam sempre com boa aparência. Quando usamos caneta, os escritos se acumulam e os rabiscos conferem aparência de “bagunça” e “desordem”. Além disso, com o tempo, as listas escritas à caneta tendem a ocupar várias páginas. Assim, os itens a fazer tendem a ficar escritos um longe do outro, dificultando a consulta. Consequentemente, a mente cria resistência de olhar todas as páginas para procurar os itens a fazer escondidos entre os itens já feitos e riscados.

Usando lápis, reaproveito os espaços liberados para escrever novas tarefas. A lista sempre fica compacta. Ademais, como não há rabiscos, ela permanece com ótima aparência visual e fácil de consultar.

Escrevi esta dica para quem gosta de trabalhar com a lista de tarefas e com a agenda artesanal no mesmo caderno. Para mim ela é muito prática, pois reduz o volume de itens que sou obrigado a carregar para me manter no controle. Atualmente uso apenas um caderno Moleskine (agenda e lista de tarefas), uma lapiseira e um talão de rascunho.

Algum dia/Talvez

Para facilitar as coisas, ao final de minha lista deixo uma aba “algum dia/talvez” em que escrevo todas as tarefas sobre as quais ainda não me decidi se irei mesmo executá-las. Para facilitar a organização, eu subdividi a lista “algum dia/talvez” em categorias que são as mesmas que já uso para minhas listas comuns.

Dúvida

Lista Algum dia/talvez: ela serve para guardar ideias e tarefas sobre as quais você ainda está em dúvida a respeito. Ela ajudar liberar energia mental e poupa nosso tempo.

Por exemplo: eu tenho a lista “Rua” e outra chamada “Computador”. Dentro de “algum dia/talvez” também tenho uma categoria chamada “Rua” e outra com o nome de “Computador”. Dessa maneira, já deixo os assuntos lá no lugar que devem ficar. Só há uma diferença: na lista “Algum dia/talvez” há uma categoria adicional chamada “outros” para os itens que não se enquadram em nenhuma das já existentes.  Isso ajuda a economizar tempo. Desse modo não preciso perder tempo pensando em assuntos complexos que no momento não se enquadram em nenhuma categoria existente. Basta eu deixar o assunto sobre o qual estou indeciso na categoria “outros” e pronto.  Depois, quando eu julgar relevante, pensarei no tema e descobrirei a próxima ação a fazer, e consequentemente, o contexto para melhor executar a ação. Como também posso chegar à conclusão que aquilo não tinha nada a ver e que, portanto, é uma ideia que deve ser abandonada de vez.

Eu adoro adicionar ideias e ações na minha lista Algum dia/Talvez. Ela me dá tempo para maturar a ideia inconscientemente. E até mesmo um tempo para evitar que eu aja sob impulso. Na minha categoria de compras na lista de “Algum dia/talvez” há muita coisa interessante. Pode-se encontrar desde porta-cartão até uma espada medieval. Ainda não me decidi se comprarei mesmo essas coisas. Por isso estão lá! Pode ser que eu decida que é uma boa ter uma espada medieval em casa, como posso também concluir que isso é uma grande besteira e devo largar a ideia de vez.

A mente cria a realidade

Sua mente cria a realidade. Mantenha-a em paz e otimista e viverá em paz e com otimismo. Deixe-a perturbada e sombria e ela tornará sua vida perturbada e sombria. Nessa imagem você pode ver duas amigas comendo à mesa sob a luz de velas, como também pode ver uma caveira sombria no meio da noite. Quem decide isso é você. Alimente sua mente com otimismo e criatividade e ela lhe retribuirá com soluções criativas que lhe ajudarão a viver na maciota. Alimente sua mente com pessimismo e ela sabotará sua vida com visões horríveis de "becos sem saída", depressão e tristeza.

É para isso que existe a lista Algum dia/Talvez. Para desentulhar suas listas de tarefas de itens sobre os quais você precisa pensar melhor. Imagine se toda vez, ao ler minhas listas, eu tivesse que pensar se devo mesmo comprar uma espada? Isso seria muito cansativo! Deixando esse item na lista de Algum dia/Talvez eu libero energia mental para me concentrar apenas em fazer o que pode ser feito conforme o contexto. Simples e fácil.

Quando chegar o contexto da revisão semanal, verei os itens que estão na lista “Algum dia/talvez” e pensarei se está na hora de executá-los, mantê-los lá ou abandoná-los de vez.

A lista “Algum dia/talvez” é muito prática. Ela limpa minhas listas de tarefas de itens indecisos e me poupa tempo durante a consulta às listas. Além disso, ela me deixa em paz porque minha mente sabe que a ideia está escrita num local onde terei a oportunidade de rever no mínimo uma vez por semana e me decidir sobre o assunto. Ou seja: ela me ajuda a viver na maciota, traz paz de espírito e me auxilia a manter-me no controle da situação.

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4 comentários

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  1. Guilherme Augusto

    Olá,bom dia.
    Na caderno que você utiliza como lista de tarefas,você os divide em estrtura de capítulos cada um para cada contexto ou é tudo junto separado somente por uma palavra chave?

  2. Sebastião Marques

    Prezado Guilherme,

    Deixo minhas listas de tarefas separadas por contexto. Cada contexto uma folha diferente. Cada folha marcada com uma etiqueta marca-fácil com o nome do contexto para que eu possa abrir já direito na página. Escrevo nelas a lápis e apago com borracha as concluídas na revisão semanal para abrir espaço para novas tarefas.

    Assim quando estou no contexto, apenas abro a lista específica e escolho a tarefa mais propícia de fazer naquela situação. Evito de deixar todas juntas porque isso promove perda de tempo para procurar as tarefas que podem ser realizadas naquele momento.

    Obrigado por participar,

    Sebastião Marques

  3. Guilherme Augusto

    Prezado Sebastião Marques,
    Muito obrigado pela reposta,realmente faz sentido parece ser um bom metodo para implantar.
    Parabéns pelo blog,
    Guilherme

  4. OZIEL AZEVEDO DE ARAUJO

    Quero estar sempre bem informado

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